Valgkomiteens arbeid er svært viktig. En valgkomite har først og fremst et overordnet ansvar når det gjelder rekruttering av personer til verv i organisasjonen. Ansvaret dekker ikke bare det å finne personer og å besette de ulike posisjoner, det består like mye i å finne de riktige personene.

Valgkomiteens arbeidsmetoder og valg av kandidater vil ha betydning for hvordan organisasjonen utvikler seg.

Valgkomiteen og deres arbeid er også stadfestet i vedtekter for Diabetesforbundet. Det er henvist til de ulike paragrafene i teksten nedenfor.

1. Hvem velger valgkomiteen?

Valgkomiteen velges på årsmøtet (jf §§ 25 og 35).

2. Hva må valgkomiteen forholde seg til?

Valgkomiteen må forholde seg til vedtekter for Diabetesforbundet og de frister som er satt.
For valgkomiteen i fylkeslaget er det krav om at valgkomiteens innstilling skal sendes fylkeslaget senest fire uker før årsmøtet (jf § 26). I tillegg må en forholde seg til Diabetesforbundets etiske retningslinjer.

3. Vær orientert og oppdatert

Det er viktig at valgkomiteen holder seg oppdatert om foreningens arbeid og aktiviteter. Det kan gjøres ved at valgkomiteen får tilsendt referater og protokoller fra styremøtene og at valgkomiteen deltar på møter i foreningen.

4. Husk å starte arbeidet i god tid!

Valgkomiteen bør lage en plan for hva, hvordan og når arbeidet skal gjennomføres. Her må man ta hensyn til hvilke tidsfrister som er satt.

5. Hvem skal velges?

Styret skal foruten leder, bestå av tre til sju styremedlemmer og varamedlemmer (jf §§ 25 og 35).
Ta kontakt med alle personene som er på valg med spørsmål om de er villig til å ta gjenvalg. Halve styret bør være på valg hvert år.
Selv om en person er villig til å ta gjenvalg står valgkomiteen fritt til foreslå en annen.

For å bidra til dynamikk, inspirasjon og utvikling i styrearbeidet oppfordres det til å følge vedtektenes § 47 «Medlemmer av sentralstyret, fylkesstyrer og lokallagsstyrer bør ikke inneha samme verv lengre enn seks år sammenhengende».

Et styre fungerer best når det består av ulike typer mennesker. Her er noen tips en bør tenke på i forbindelse med sammensetningen av styret:

- ulik kompetanse
- kjønnsfordeling
- aldersfordeling
- organisasjonserfaring
- faglig bakgrunn
- type diabetes

Man bør også være forsiktig med for sterke bindinger mellom ulike personer i ledende posisjoner (for eksempel at ektepar innehar leder- og kassererrollen) i samme styre. For fylkesstyrer og sentralstyret, bør ektefeller/samboere i samme styre unngås. Se Diabetesforbundets etiske retningslinjer under punktet «økonomisk ansvarlighet».

Lag en liste over personer som ikke ønsker å stille til valg i styret, men som allikevel er positive til å gjøre en innsats for organisasjonen. Dette kan være viktige ressurspersoner for styret i det videre arbeidet.

6. Gjennomfør samtale med alle i styret

Gjennomfør samtale med alle i styret, både de som ønsker å fortsette i styret og de som ikke tar gjenvalg. Disse samtalene vil være viktige i de vurderinger som må gjøres om hva og hvem som fungerer godt og ikke, og om eventuelle mangler eller behov for forbedringer.

7. Hva må til for å lykkes i arbeidet?

Hvordan en henvender seg til aktuelle kandidater er av stor betydning:

- forbered deg godt slik at du vet hva oppgavene går ut på (nyttige dokumenter er grunnsteiner, plattform og handlingsplan)
- informer om konkrete oppgaver foreningen ønsker løst
- gi realistisk og korrekt informasjon om hva vervet medfører av arbeid og ansvar
- informer om vervets varighet

8. Hvordan finne kandidater?

Det er viktig at valgkomiteen er representert på temamøter, samlinger med mer for å komme i kontakt med aktuelle kandidater.
Styret i lokallaget/fylkeslaget kan være behjelpelig med å skaffe medlemslister fra sekretariatet.

9. Innstill kandidater

Ta kontakt med alle kandidater komiteen vil innstille og be om et svar, gjerne skriftlig, i god tid før listen må sendes styret.
Listen med innstilte kandidater oversendes styret som sender den ut sammen med øvrige årsmøtepapirer.

10. Valg

Valgkomiteens leder presenterer valgkomiteens forslag på årsmøtet. Her bør man også si noe om hvordan valgkomiteen har arbeidet og gi en begrunnelse for innstillingen.
Gjennomføringen av valget ledes av møtelederen.
Årsmøtet velger først leder, så styremedlemmer og varamedlemmer.
Valgene skal være skriftlige hvis det er foreslått flere kandidater til samme verv eller en stemmeberettiget ber om det (jf §§ 25 og 35).

Dersom andre kandidater foreslås ved benkeforslag må valgkomiteen være forberedt på å forsvare sin innstilling. Ved benkeforslag er det viktig at det opplyses om den foreslåtte kandidaten er forespurt.

11. Habilitet

Dersom et medlem av valgkomiteen ønsker å stille til valg i styret, er det sterkt anbefalt at vedkommende trekker seg fra valgkomiteen. Dette gjelder spesielt dersom det er andre kandidater til samme verv. Velg gjerne vararepresentanter til valgkomiteen, for enklere å kunne erstatte den som trekker seg.  

Velger man å fortsette i valgkomiteen og samtidig stille til valg i styret, er det svært viktig at valgkomiteen tar følgende forholdsregler:

  • Den som stiller til valg i styret bør ikke delta i behandling av sitt eget kandidatur
  • Når valgkomiteens innstilling legges frem bør det redegjøres for håndtering av habilitetsspørsmålet.

 

Hva kan gjøres dersom valgkomiteen ikke finner kandidater?

Det er viktig å få lederkandidaten på plass så tidlig som mulig. Det kan gjøre det lettere å finne kandidater til resten av styret.

Dersom valgkomiteen ikke har innstilt kandidat til ledervervet, bør det legges fram en plan for hvordan dette skal løses. Årsmøtet må så gjøre vedtak om denne planen skal godkjennes eller ikke. En mulighet kan være at styret får fullmakt til å konstituere seg selv.

Dersom valg av leder/styre ikke kan gjennomføres kan årsmøtet vedta å avholde ekstraordinært årsmøte hvor kun valg behandles. For lokalforeninger kan ekstraordinært årsmøte innkalles med 14 dagers varsel når styret vedtar dette med 2/3 flertall, eller når minst halvparten av medlemmene krever det (jf § 34). For fylkeslagene kan ekstraordinært årsmøte innkalles med en måneds varsel når fylkesstyret vedtar det med 2/3 flertall, eller når minst halvparten av lokalforeningene krever det (jf § 23).