På styremøtene jobber styret med de oppgavene som årsmøtet bestemte at organisasjonen skal konsentrere seg om. Når styret møtes etter årsmøtet, er det naturlig å gjennomgå målsettinger og arbeidsoppgaver. Videre bør styret fordele roller og oppgaver som i størst mulig grad er i samsvar med det enkelte styremedlems interesseområde.

Ifølge vedtektene er det kun leder som skal velges separat av årsmøtet. Dette betyr at styret på sitt første møte selv kan avgjøre hvem som skal ha de andre vervene og bestemme hvilke oppgaver disse skal inkludere.

Styrets sammensetning

Hvert enkelt styre må selv vurdere hvilke verv som er nødvendig. Et styre skal ha minimum tre medlemmer. En vanlig styresammensetning er fem styremedlemmer, og vervene kan fordeles slik:

  • Leder
  • Nestleder
  • Kasserer
  • Sekretær
  • Eventuelle øvrige styremedlemmer
  • Varamedlemmer

Lokallagsstyret skal bestå av én leder og to til seks styremedlemmer.

Fylkeslagsstyret skal bestå av én leder og tre til sju styremedlemmer, samt tre varamedlemmer. Fylkeslagsstyret kan nedsette et arbeidsutvalg på tre medlemmer og ett varamedlem. I både lokallags- og fylkeslagsstyret bør det oppnevnes en kasserer, og denne oppgaven bør ikke tilfalle lederen.

Styret kan videre opprette:

  • Kontaktpersoner – ungdomskontakt, barne- og familiekontakt, minoritetskontakt, like­personskontakt, helsekontakt, eldrekontakt
  • Brukerrepresentanter i Diabetesforum
  • Brukerrepresentant i FFO1, likeverdige-tjenester, startkurs m.m.
  • Arrangementsgruppe
  • Gruppeutvalg (barn/foreldre, ungdom, voksne, eldre)
  • Temautvalg (økonomi, organisasjon osv.)
  • Kommune-/bydelsutvalg
  • Andre prosjektgrupper

Styrets hovedoppgaver

  • Jobbe med forbundets strategi
  • Lage et årshjul, med tidspunkter og hvem som har hovedansvar for gjennomføring
  • Få i stand og gjennomføre arrangementer, møter, sosiale samlinger m.m.
  • Ha ansvaret for lokallagets/fylkeslagets økonomi
  • Ta vare på alle viktige dokumenterTa vare på post, søknader, ­protokoller/referater etc., for at det skal være mulig å gå tilbake og se på hva som er gjort tidligere
  • Gi informasjon til medlemmene
  • Skrive referater/protokoller fra styre­møtene, for at medlemmene skal se hva forbundet jobber med og styret huske hva som er bestemt

Fordeling av oppgavene

Nedenfor finner du et forslag til oppgavefordeling for fylkesstyre og lokallag. Dette må hvert enkelt styre betrakte som en veiledning som kan endres og tilpasses lokale forhold og personlige forutsetninger. Det viktigste er at styrets oppgaver er definerte og fordelt på en grei og klar måte, og at den enkelte tillitsvalgte kjenner sine roller og oppgaver. Arbeidsfordelingen kan gjøres annerledes etter vedtak i styret. Målet er å bidra til at hele styret fungerer best mulig.

Dette er den vanlige fordelingsmodellen:

De tradisjonelle lederoppgavene:

  • Ansvarlig overfor styret. Blir valgt hvert år på årsmøtet.
  • Sørge for verv-/oppgavefordeling etter årsmøtet. Fordele arbeidsoppgaver mest mulig i samsvar med den enkeltes interesseområde, benytte den enkeltes ressurser.
  • Sørge for at styret utarbeider en aktivitetsplan i tråd med vedtatt strategi fra siste landsmøte.
  • Sørge for at styrevedtak gjennomføres, og at de rette sakene blir tatt opp i styret til rett tid.
  • Kalle inn til styremøter og ha jevnlig kontakt med alle styremedlemmene. Skriftlig møteinnkalling med saksliste utsendes i god tid før møtedato.
  • Utarbeide plan og saksliste for styremøtene (sammen med sekretæren), og forberede saker som skal behandles i styret.
  • Sørge for at styret får økonomisk statusrapport på styremøtene, og at regnskapet blir ført fortløpende.
  • Sørge for at protokollen er avklarende (saksnummer, hva saken gjelder, vedtak, ansvarlig for gjennomføring etc.).
  • Sørge for at kopi av protokoll fra styremøtet blir sendt til alle tillitsvalgte i laget, samt til aktuelle kontaktpersoner. Lokallag sender til fylkesstyret, og fylkesstyret sender til sekretariatet.
  • Sørge for at styret planlegger årsmøtet og utarbeider en årsmelding.
  • Sørge for at regnskapet legges fram i revidert stand på årsmøtet.
  • Ha oversikt over hva som skjer til enhver tid i laget (eksempelvis ved bruk av et årshjul).
  • Følge opp de ansvarlige for styrets aktivitetsplan og se at arbeidet er i rute.
  • Kontakt med media. Talsperson og kontaktperson for laget.
  • Ansvar for viktige dokumenter og overordnet ansvar for å skrive søknader og inngå økonomiske avtaler.
  • Skape entusiasme, gi skryt og ros, og tilbakemelding.

En nestleder bør:

  • Være leders stedfortreder.
  • Følge opp styremedlemmene, inspirere og oppmuntre.
  • Ha oversikt over arbeid og hvilke rutiner som følges.
  • Alltid være oppdatert på hva som skjer.
  • Utføre andre oppgaver i samsvar med arbeidsfordelingen styret har vedtatt – være «poteten» i styret.

En sekretær bør:

  • Skrive protokoll fra styremøter.
  • Skrive referat fra andre møter/aktiviteter.
  • Være ansvarlig for alle ekspederinger og korrespondanser.
  • Sørge for nødvendig materiell til møter og lignende.
  • Skrive årsberetning og rapporter sammen med leder.
  • Sende inn rapporter i rett tid.

En kasserer bør:

  • Føre regnskap på en oversiktlig måte.
  • Til enhver tid ha den fulle og hele oversikt over lagets økonomi – og informere styret kort om økonomisk status på alle styremøter.
  • Utarbeide budsjettforslag i samarbeid med leder/styret.
  • Ha kjennskap til kilder for økonomisk støtte – som Dam-midler, Funkis, fond, fylkeskommune og LNU – og kjenne Diabetesforbundets frister.
  • Være kontaktperson for Funkis, med mindre ditt lag har en egen Funkiskontakt 

Styremedlemmer og varamedlemmer bør:

  • Være styrets kontakt overfor spesielle grupper – barn, ungdom, voksne, eldre, foreldre, helsepersonell, skole, barnehage.
  • Ta del i møter og andre arrangementer.
  • Utføre arbeidsoppgaver som de blir delegert.

Varamedlemmene er stedfortredere og med i oppgavefordelingen. I mange lokal- og fylkeslag deltar varamedlemmene på alle møter.

Det er mange som ikke vil være tillitsvalgt, men likevel ønsker å delta i diabetesarbeidet. Husk å bruke de frivillige, med de ressursene de er gode på. Da blir ikke belastningen så stor for styret.

Veiledning for valgkomiteen i lokallaget

Valgkomiteens arbeid er av stor betydning for et lokallags drift og diabetesomsorgen i de kommunene som laget arbeider innenfor. ­Komiteen bør derfor også selv ta initiativ til å få fram de beste kandidatene. Det er ingen betingelse, men en fordel, at kandidatene har vært eller er engasjert i lignende arbeid. Det finnes mange medlemmer som ønsker å gjøre en jobb, bare de blir spurt. Ta en telefon!

Alle medlemmer i Diabetesforbundet er valgbare, men komiteen bør påse at kandidatene har betalt medlemskontingent før den avgir sin innstilling. Foreldre/pårørende kan ­representere sine barn til og med det ­kalenderåret barnet fyller 14 år. Er du støttemedlem i ­Diabetesforbundet, har du demokratiske rettigheter og kan være tillitsvalgt.

Komiteens medlemmer bør snakke med de aktuelle kandidatene før de avgir sin innstilling. De foreslåtte kandidatene skal være myndige, være forspurt og ha sagt seg villig til å ta verv hvis de blir valgt. Sammen med komiteens innstilling til årsmøtet bør det følge en kort begrunnelse. Komiteen bør også vedlegge en liste over øvrige kandidater som er foreslått.

To måneder før årsmøtet bør valgkomiteen sende ut forespørsel om forslag til verv i lokallaget, sammen med lokallagets varsel om tidspunkt og sted for årsmøte. Medlemmenes forslag til kandidater skal sendes lokallagets valgkomité senest fem uker før årsmøtet finner sted, og valgkomiteen skal sende sin innstilling på kandidater til styret i lokallaget senest tre uker før årsmøtet.

Lokallagets styre skal i god tid før valgkomite­ens forespørsel sendes ut, gi valgkomiteen beskjed om å tre i funksjon. Se også vedtektene.


Verktøy for tillitsvalgte
Årshjul
Årshjulet er et godt hjelpemiddel til å holde oversikt over frister og arrangementer. Det endrer seg naturlig nok fra år til år. Årshjul for inneværende år finner du ved å logge deg på diabetes.no/tillitsvalgt – med mulighet for å supplere med hendelser på lokal- og/eller fylkesplan.

Diabetes.no for tillitsvalgte
Som tillitsvalgt kan det være nyttig å gjøre seg kjent med diabetes.no for tillitsvalgte. Her får du tilgang til en rekke verktøy knyttet opp til det vervet du har i lokallaget eller fylkeslaget ditt. Du får tilgang til å legge inn arrangementer i kalenderen, til å hente ut medlemslister, til å legge inn dokumenter du vil dele med styret, og til å skrive nyheter for laget ditt. Nettsiden for tillitsvalgte er åpen for alle, men du trenger brukernavn og passord for å få tilgang til medlemslister.

Husk å registrere deg med e-postadressen som ligger i medlemssystemet. Følg anvisningen ved registering, og logg deg deretter inn.

10 tips for et godt år som styremedlem

  1. Åpenhet – begynn styreperioden med å være åpen om forventningene dine til arbeidet.
  2. Holdninger – vær bevisst på at signal­er dere sender ut fra styret er med på å gi inntrykk av hvordan organisasjon­en framstår overfor andre.
  3. Inkludering – vær tålmodig med de som aldri har sittet i et styre før, og gi dem den tiden de trenger for å bli komfortabel i rollen. Send dem på grunnkurs for nye tillitsvalgte, og la dem møte andre tillitsvalgte.
  4. Meld deg på kurs – inspirasjon og nettverk – du kan aldri få nok!
  5. Kontakt – som styremedlem jobber du FOR medlemmene. Ha kontakt med dem.
  6. Inspirasjon – inspirer hverandre og Diabetesforbundets medlemmer til å gjøre mer.
  7. Strukturert – jobb jevnt og trutt ­gjennom hele året, ha heller flere styremøter.
  8. Økonomi – vær nysgjerrig på økonomien, og husk hvor mye du som styremedlem lærer om økonomi.
  9. Samarbeid – jo flere man er om oppgavene, desto mindre arbeidspress er det på den enkelte, og jo morsommere er det å jobbe. Ikke glem varemedlemmene og andre frivillige.
  10. Ha det gøy – skap en hyggelig stemning og atmosfære rundt styremøtene, gjerne med mat og drikke. Sørg for å sette av tid i løpet av året til å gjøre noe sosialt sammen.