Det er ca. 1000 frivillige i Diabetesforbundet, som gjør en viktig innsats for diabetessaken.
Vi har mange ulike roller og oppgaver, med ulik grad av ansvar. Til felles har vi at vi alle trenger oppfølging og veiledning i arbeidet. Og kanskje trenger vi flere frivillige på laget?
På denne siden får du gode råd og verktøy til arbeidet med frivillighet i ditt lokal- eller fylkeslag.
En tillitsvalgt i fylkes- eller lokallag er en som er valgt av årsmøtet til å forvalte lagets midler, og organisere aktiviteten. Disse sitter i styret i laget, og velges på årsmøtet. Valgkomite og revisor velges også på årsmøtet, og er således å regne som tillitsvalgte.
«Retningslinjer for Ungdiabetes i fylket» oppfordrer alle fylker til å organisere valg blant medlemmene i målgruppa. Ungdiabetes er derfor tillitsvalgte på lik linje med styrene i lokal- og fylkeslag. Leder av Ungdiabetes har møterett (og stemmerett hvis de er valgt) i fylkesstyret, så man trenger ikke velge leder eller andre fra Ungdiabetes inn i fylkesstyret for at de skal kunne møte der.
Diabetesforum har sitt eget demokrati, og skal arrangere generalforsamling hvert år. Disse er derfor tillitsvalgte på lik linje med styrene i lokal- og fylkeslag. Ifølge retningslinjer for Diabetesforum skal en av de tillitsvalgte i forumstyret også være tillitsvalgt i sentral-, fylkes- eller lokallagsstyret. Utover dette trenger man ikke sitte i lagsstyret for å være med i forumstyret.
Sentralstyret, Ungdiabetes nasjonalt og Nasjonalt Diabetesforumstyre velges av henholdsvis landsmøtet, Ungdiabetes generalforsamling og Diabetesforums generalforsamling. Disse forvalter midler og organiserer aktivitet, i tillegg til å ivareta hele organisasjonens interesser på ulike områder. Sentralstyret er øverste organ av disse tre.
I de fleste fylkes- og lokallag finnes ulike utvalg, som jobber med en bestemt aktivitet eller målgruppe. BFU er et eksempel på et utvalg som finnes i alle fylker og noen lokallag, i tillegg til nasjonalt. Disse oppnevnes og jobber på vegne av styret, uten å velges på årsmøtet eller landsmøtet. Kjøkkengrupper ol. Er eksempler på arbeidsgrupper som jobber på vegne av styret. Det er ikke nødvendig å sitte i styret for å være med i et utvalg eller en arbeidsgruppe.
Gruppeledere er frivillige som arrangerer motivasjonsgrupper på vegne av styret. Det er ikke nødvendig å sitte i styret for å kunne arrangere motivasjonsgrupper.
En likeperson er en som er sertifisert til å være en samtalepartner og gi støtte fra et brukerperspektiv. Vi har likepersoner for flere målgrupper, som for eksempel familier hvor barn har diabetes. Sertifiseringen håndteres i sekretariatet, og likepersoner trenger ikke å ha noen rolle i lokallaget. Mange frivillige har flere roller, som for eksempel både tillitsvalgt og likeperson, men disse rollene er da uavhengige av hverandre. Man trenger altså ikke sitte i styret for å være likeperson.
Enkelte frivillige hjelper til med enkeltoppgaver, som kan være alt fra å koke kaffe til å gjennomføre et prosjekt over tid. Disse jobber på vegne av styret, og styret koordinerer deres arbeid, enten direkte eller via en arbeidsgruppe el. Det er ikke nødvendig å sitte i styret for å bidra med disse oppgavene.
I utgangspunktet er det bare tillitsvalgte i fylkes- eller lokallag som møter på styremøter. Men man kan med fordel invitere relevante frivillige for å få en orientering om arbeidet som pågår i laget.
Det er også en fin måte å utveksle informasjon og ideer på, slik at de frivillige får mer eierskap og ansvar for de oppgavene de nå får være med å påvirke. For eksempel kan man invitere motivasjonsgruppelederen en gang i halvåret, for å planlegge og orientere om aktiviteten i gruppa. Videre kan man invitere leder av BFU for å gjøre det samme. På denne måten kan styret koordinere aktiviteten i laget.
Sørg for at agendaen for styremøter alltid dekker de områdene som skal koordineres, som for eksempel BFU, Ungdiabetes, motivasjonsgrupper, forum, arrangement osv.
Årsmøtet vedtar budsjett og aktivitetsplan for året, og det må både styret og andre frivillige forholde seg til. Styret har imidlertid et ekstra ansvar for å sørge for at planene følges gjennom året. Derfor er det viktig at alle frivillige samarbeider tett med styret om dette. Styret må også huske på å involvere relevante frivillige når forslag til aktivitetsplan og budsjett skal settes opp før årsmøtet.
Det første steget i oppfølgingen av frivillige er rekruttering av frivillige. I Diabetesforbundet kan alle gjøre en innsats, og det finnes mange potensielle frivillige der ute som gjerne vil bidra. Men for å tiltrekke oss disse må vi selv gjøre en innsats, ved å vise fram mulighetene som finnes. Dette kan vi gjøre enkelt med disse stegene:
Definer hvilke oppgaver som skal gjennomføres i laget, og hvor behovet for frivillige ligger akkurat nå. Definer også hva slags rolle man trenger for å bidra, for eksempel om dere trenger tillitsvalgte til styret, medlemmer til utvalg eller frivillige til enkeltoppgaver.
Inviter gjerne til å starte opp nye aktiviteter i laget. Sørg for å presisere tidsbruk og varighet på oppgaven, slik at man allerede her gjør en forventningsavklaring med en potensiell frivillig.
Markedsfør de konkrete oppgavene, med tidsbruk og varighet, ved hjelp av de kanaler som er aktuelle for dere, som for eksempel
Potensielle frivillige kan registrere seg direkte på diabetes.no, slik at dere får oversikt over dem i deres lister. Tar de kontakt med dere direkte, sørg for at de registrerer seg.
Motivasjonen er som regel størst med en gang man melder interesse. Måten den frivillige ønskes velkommen på er derfor veldig viktig for å holde på denne motivasjonen. Dersom man melder seg til tjeneste, og deretter ikke hører noe eller man ikke får tildelt oppgaver, kan man fort miste interessen og forsvinne. Derfor er det lurt å gi den frivillige en god start ved hjelp av disse enkle stegene:
Send en velkomstmail så snart du mottar beskjed om at en ny frivillig har registrert seg.
Noen oppgaver krever opplæring, andre ikke. Dette avhenger av hvilke oppgaver og hvilket ansvar den frivillige påtar seg. Du vurderer hva som kreves i hvert tilfelle.
Vurder om personen må fremvise politiattest, etter disse prinsippene:
Når den frivillige har fått den nødvendige opplæringen går oppfølgingen av seg selv, avhengig av oppgaven. Men har du fått inn en helt ny frivillig er det lurt å ta kontakt innimellom, for å høre hvordan det går.
Oppgaver som går over tid håndteres ulikt fra person til person, og det er viktig at man ikke mister noen fordi de er usikre og blir sittende alene.
Derfor er det lurt å holde kontakten med den frivillige til vedkommende virker trygg, eller har en annen kontaktperson å spørre hvis det er noe.
Når oppgaven er gjennomført er det fort gjort at den frivillige forsvinner fra oss, fordi de ikke får nye oppgaver. Derfor er det viktig å ta kontakt med vedkommende, og gi mulighet for noe annet å gjøre. Dersom det ikke er interesse for det kan man gi dem en hyggelig takk for innsatsen, og ønske dem velkommen tilbake senere. Dette kan du gjøre ved hjelp av disse enkle stegene:
eller