I forbindelse med at fylkene Troms og Finnmark, Viken samt Vestfold og Telemark skal splittes opp, velger også noen av Diabetesforbundets fylkeslag å dele seg. Dette er en liste over det praktiske som må gjennomføres før en slik deling.

Oppgaver som må forberedes i forkant av fylkesårsmøtene i mars 2023

  • Etablere dialog med de som skal danne nytt fylke (eks. Akershus, Vestfold)
  • Finne kandidater til interimsstyre for de nye fylkeslagene
  • Budsjettere utgifter til de nye interimsstyrene i 2023

Dette kommer i tillegg til ordinært valg av kandidater til fylkesstyret som skal opphøre 31.12.23

Saker som må vedtas som egne saker på årsmøtet mars 2023

  • Valg av nytt interimsstyre for de nye fylkeslagene
  • Valg av ny valgkomité for de nye fylkeslagene
  • Vedtak om opphør av eksisterende fylkeslag og stiftelse av nye
  • Budsjett

Bakgrunn
Interimsstyrene som velges i 2023, trer inn som fungerende styre 1.1.24 og frem til første ordinære årsmøte i mars 2024.

Det anbefales 4-5 medlemmer i interimsstyrene for de nye fylkene. En representant for Ungdiabetes og BFU bør i tillegg være representert. Det kan være praktisk at noen fra avtroppende styre også sitter i det nye fylkesstyret i interimperioden for å sørge for god overlapp.

Avslutningen av det eksisterende fylkeslaget, og opprettelse av nytt fylkeslag skal være gjennomført senest 31. desember 2023.

Dette må gjøres i forkant av årsmøtet 2023

I tillegg til de «ordinære» forberedelsene som følger med i forkant av fylkesårsmøtet, er det i år noen ekstra oppgaver som bør gjøres i god tid før årsmøtet skal gjennomføres.

Sette av midler til møtevirksomhet for de nye interimsstyrene frem mot årsmøtet 2024
Styrene har allerede i løpet av 2023 en del oppgaver som skal løses. Det medfører møtevirksomhet og utgifter.

Eksisterende fylkeslag som skal deles i nye fylkeslag må ha et årsmøtevedtak på at laget opphører For at et lag eller en forening skal kunne slettes fra Brønnøysundregisteret må det et årsmøtevedtak på dette. Det må derfor utformes tekst til saksinnstillingen med forslag til vedtak. Den kan for eksempel lyde: 

Saksnummer: (saksnummer i saksinnstillingen) 
Saksnavn: Opphør av Diabetesforbundet (fylkesnavn) 
Saksinformasjon: Vise til landsmøtevedtak i 2021, med konsekvens at Diabetesforbundet ikke skal ha flere fylkeslag enn det er offisielle fylker i Norge. Når fylkene Troms og Finnmark, Viken, samt Vestfold og Telemark splittes opp fra 1. januar 2024, blir det også anledning for Diabetesforbundets fylkeslag å gjøre det samme.

Forslag til vedtak:
Diabetesforbundet (fylkesnavn) legges ned og deles til Diabetesforbundet (nytt fylkesnavn) og Diabetesforbundet (nytt fylkesnavn) med virkning fra 1. januar 2024.

 Med dette vedtas også at Diabetesforbundet (fylkesnavn) opphører med virkning fra 31. desember 2023, og alle ansvarsoppgaver og ressurser, inkludert finans, medlemmer og tillitsvalgte overføres til de nye fylkeslagene innen 31. desember 2023.

Oppgaver som må løses etter årsmøtet i 2023

  • Melde opphør av fylkeslaget
  • Overføring av økonomi
  • Prosjektarbeid og rapportering
  • Årsmøte/Årsrapport

Melde opphør av fylkeslaget 

Når det er gjort et årsmøtevedtak på at eksisterende fylkeslag skal opphøre, kan en sletting av laget gjøres ved å sende inn en samordnet slettemelding til Brønnøysundregisteret. Her skal dato for endringen være 31. desember 2023. Den som skal gjøre dette må ha signaturrett for fylkeslaget. Om det ble valgt en ny fylkesleder/nytt styre på årsmøtet skal endringer i styrets sammensetning meldes til Brønnøysundregisteret først. Du finner opplysninger om dette her. 

Når slettemeldingen fylles ut, skal den signeres av alle styremedlemmer. I tillegg skal vedtaket (signert årsmøteprotokoll) med vedtaket på opphør av fylkeslaget legges ved. 

Overføring av økonomi

Kasserer i fylkeslaget må overføre alle økonomiske midler til de nye fylkeslagene senest 31. desember 2023. Eksisterende konto bør ikke avsluttes etter fylkesårsmøtet 2024, da det fremdeles kan være aktivitet på denne. Det gjøres imidlertid ingen utbetalinger fra denne etter 31. desember 2023.

Kasserer i fylkeslaget må sørge for at det ikke foreligger ubetalte regninger i fylkeslaget som blir lagt ned ved årsskiftet. Er det noe som har forfall på nyåret, betales dette innen 31. desember 2023. 

Prosjektarbeid og rapporteringer

  • Innkalle interimsstyret til et overføringsmøte for prosjekter som skal være videreføres i 2024 eller rapporteres på i 2024.
  • Rapportere på fylkeslagets arbeid som er gjort i 2023 som vil gi økonomisk tilskudd utbetalt i 2024.
  • Dette utbetales da på de nye fylkeslagenes kontoer etter fordelingsnøkkel en har utarbeidet i løpet av 2023.

Årsmøte/Årsrapport

Fylkesstyret som velges på årsmøtet mars 2023 er ansvarlig for fylkeslaget frem til 31. desember 2023 og derfor også ansvarlig for å lage årsrapport for 2023, og legge denne frem på årsmøtet 2024 sammen med revidert regnskap for 2023.  

 

De nye fylkeslagene må godkjenne regnskapene og årsrapport på sine årsmøter om en ikke velger å holde en felles del når det gjelder forhold som gjelder 2023.

 Interimsstyrenes oppgaver i 2023

  • Konstituere seg (velge leder, nestleder, kasserer, sekretær og eventuelle andre funksjoner). Det anbefales at dette gjøres på det første møtet, og så raskt som mulig etter at det er opprettet. Interimsstyret jobber forberedende frem til 31. desember 2023 og er formelt styrende fra og med 1. januar 2024.

 

  • Fordele arbeidsoppgaver internt

Eksempler på oppgaver kan være å kartlegge drift av det nye fylkeslaget med administrative oppgaver, økonomi, revisjon, telefon, forsikringer og andre avtaler som skal overføres/avsluttes.

  • Søke opprettelse av nytt fylkeslag og få nytt organisasjonsnummer. Dette gjøres ved å registrere seg og søke i Brønnøysundregisteret. Eksempel på stiftelsesdokument finnes her. Stiftelsesdokumentet må ligge ved søknaden for å få opprettet et nytt fylkeslag sammen med Diabetesforbundets vedtekter.

 

  • Registrere det nye fylkeslaget i enhetsregisteret (for å få refusjon av MVA og være berettiget til grasrotandel).

  • Opprette bankkonto for det nye fylkeslaget (må ha organisasjonsnummer først) og samarbeide med kasserer i de eksisterende fylkeslag for å overføre all økonomi til nytt fylkeslag innen 31.desember 2023.

  • Samle inn kontaktopplysninger (epost, postadresse, kontaktperson og telefon) for det nye fylkeslaget

 

  • Lage budsjett for 2024

Mal for regnskap og budsjett finnes her. Budsjettet kan med fordel lages i samarbeid med kasserer i det eksisterende fylkeslaget, som vil ha førstehåndskunnskap på nåværende økonomiske situasjon. Budsjettet for 2024 kan for eksempel inkludere følgende: 

-      Årsmøtet 2024

-      Egenandeler nasjonale kurs og konferanser, eksempelvis diabeteskonferansen

-      Medlemsverving/Medlemspleie

-      Andre møteplasser for tillitsvalgte? 

-      Styrehonorar og møtegodtgjørelse

-      Styremøter inkl. reise- og oppholdsutgifter

-      Kontorleie/leie av lokale? Rekvisita og data etc.

-      Regnskapskostnader, inkludert revisor

-      Tilskudd til Ungdiabetes, BFU i fylket og andre arrangementer fylket planlegger å arrangere i 2024. 

  • Lage aktivitetsplan for 2024 i tråd med strategien 2021-2024

  • Arrangere årsmøtet i det nye fylket mars 2024

Interimsstyret er ansvarlig for driften av det nye fylkeslaget fra og med januar og fram til årsmøtet, og også arrangør av fylkesårsmøtet for nytt fylke i mars 2020. Dette årsmøtet bør arrangeres i tilknytning til de «oppløste» fylkenes årsmøter. 

  • Prosjektarbeid og rapporteringer

Samarbeide med eksisterende fylkeslag for å overføre prosjekter som skal være med inn i 2024/rapporteres på i 2024. Rapportere på prosjekter som er ferdigstilt i løpet av 2023. Rapportere det arbeidet som er gjort i løpet av 2023, slik at økonomiske tildelinger sikres også for det nye fylkeslagene i 2024. 

  • Søke penger/tilskudd til fylkeslaget for 2024
    • Helseforetak
    • Stiftelsen Dam
    • Bufdir
    • Fylkeskommunen
    • Fond og stiftelser i fylket
    • Se oversikt over mulige inntekter med frister på tillitsvalgtsiden